Summary of Chapter 3 of Management Control System - Perilaku dalam Organisasi

Rangkuman Bab 3 

Perilaku dalam Organisasi

"Management Control System - Robert N. Anthony & Vijay Govindarajan"

21 Februari 2016

1. Keselarasan Tujuan

Konsep Keselarasan Tujuan menjelaskan bahwa sistem pengendalian manajemen memengaruhi anggota organisasi. Tujuan individu setiap pekerja yang dipengaruhi tindakan informal dan sistem formal diharapkan membantu pencapaian tujuan organisasi. 

Manajemen senior ingin organisasi mencapai tujuan organisasi, tapi setiap diri pekerja mempunyai tujuan pribadi yang tidak selalu sesuai dengan cita - cita perusahaan sehingga tujuan utama sistem pengendalian manajemen adalah memastikan keselarasan tujuan yang tinggi.

2. Faktor - faktor Informal yang Memengaruhi Keselarasan Tujuan

Terdapat dua faktor yang berperan penting dalam upaya keselarasan tujuan perusahaan :
A. Faktor Eksternal :
Definisi : Norma - norma tentang perilaku yang diharapkan di masyarakat berupa sikap (etos kerja) melalui sikap loyal, ulet, semangat, dan bangga dalam bekerja.
Contoh : Lingkungan yang baik dan produktif akan memotivasi masayarakatnya untuk bersikap rajin dan bersemangat kerja tinggi, seperti Singapura dan Jepang.
B. Faktor Internal
Terdiri dari :
a. Budaya
Definisi : keyakinan bersama, nilai hidup yang dianut, norma, dan asumsi yang diterima umum.
Budaya dapat menjelaskan perbedaan sistem pengendalian pada beberapa perusahaan yang memiliki manajemen formal sama. Budaya tidak muda berubah dalam waktu yang lama. Budaya dipengaruhi oleh pemimpin yang berpengaruh di organisasi terkait.
b. Gaya Manajemen
Definisi : Sikap - sikap bawahan mencerminkan hal yang mereka anggap sebagai sikap pemimpinnya (meniru). Sebuah institusi adalah perpanjangan bayangan seorang pemimpin.
c. Organisasi Informal
Definisi : Hubungan tidak resmi (terstruktur) antara suatu pegawai dengan pegawai lainnya di luar tanggung jawabnya (job desk), tapi cukup penting dalam berorganisasi.
Hubungan ini baik untuk dijalin selama tidak mengabaikan tanggung jawab utama dalam struktur hubungan resmi dengan perusahaan (tanggung jawab atas job desk sebagai pekerja).
d. Persepsi dan Komunikasi
Definisi : Dibutuhkan penjelasan yang tepat dan jelas dalam menyampaikan dan menjalankan kebijakan supaya tidak ada miss communication.

3. Sistem Pengendalian Formal
Dua jenis klasifikasi sistem formal :
a. Aturan - aturan
Definisi : Tulisan berisi semua jenis instruksi dan pengendalian atau pedoman kerja yang hampir seluruhnya bersifat jangka panjang.
Sebagian aturan bernilai positif, sisanya berupa larangan. Ada aturan yang tidak boleh dilanggar dalam keadaan apapun, sepeti suap - menyuap dan korupsi.
Jenis aturan :
* Pengendalian  fisik : penjaga keamanan, penguncian gudang, password komputer, CCTV.
* Manual/ Pedoman : aturan kerja yang harus ditinjau validitasnya secara berkala.
* Pengamanan sistem : pengamanan sistem informasi yang menjamin akurasi dan mencegah kecurangan.
* Sistem pengendalian tugas : proses yang menjamin tugas telah dilaksanakan dengan efektif & efisien.
b. Proses Pengendalian
Perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi dengan informasi yang tersedia, lalu dikonversi menjadi anggaran tahunan yang berfokus pada pendapatan dan belanja setiap pusat tanggung jawab sesuai aturan.
Setiap pusat tanggung jawab menjalankan operasi sesuai tugas dan memberikan hasil berupa laporan, lalu hasil tersebut dibandingkan dengan target.
Jika kinerja memuaskan, dapat pujian atau penghargaan. Jika tidak memuaskan, umpan baliknya adalah dorongan dan tindakan korektif.

4. Jenis - Jenis Organisasi
Strategi perusahaan berpengaruh besar terhadap strukturnya dan jenis struktur memengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen.
Terdapat tiga jenis organisasi, yaitu :
A. Struktur Fungsional 
* Berkaitan dengan fungsi spesifik.
* Manajer bertanggung jawab atas fungsi yang spesial (khusus).
* Menciptakan sekat, tidak bisa koordinasi lintas fungsi.
* Keuntungan : efisiensi
* Kelemahan :
a. Ketidakjelasan penentuan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (manajer pemasaran & manajer produksi) karena sama - sama berkontribusi pada output, sehingga tak ada cara menentukan bagian laba yang dihasilkan setiap manajer (sendiri - sendiri).
b. Memungkinkan perselisihan antar manajer dari fungsi yang berbeda
c. Tidak memadai untuk diterapkan pada perusahaan dengan diferensiasi produk dan pasar beragam
* Solusi : Rotasi kerja dan pemberian penghargaan atas achievement.
B. Struktur Unit Bisnis
* Dirancang untuk menyelesaikan masalah struktur fungsional.
* Bertanggung jawab atas seluruh fungsi dari produksi hingga pemasaran produk.
* Dapat diukur dengan profitabilitas karena laba adalah cermin aktivitas produksi & pemasaran.
* Keuntungan : 
a. Pelatihan manajemen secara umum
b. Lebih dekat dengan pasar, sehingga bisa membuat kebijakan produksi dan pemasaran yang lebih baik dan bereaksi lebih cepat.
* Kelemahan :
a. Ada kemungkinan staf melakukan duplikasi.
b. Mayoritas staf unit bisnis lebih banyak memakan biaya (cost) >  nilai yang diperoleh (benefit)
c. Memicu persaingan dan perselisihan antar unit bisnis.
C. Struktur Matriks 
* Unit - unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

5. Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Perancang sistem harus mencocokkan sistem ke dalam organisasi, bukan sebaliknya. Meskipun dampak pengendalian harus ditinjau oleh manajer senior, tapi setelah mempertimbangkan, perancang sistem harus tetap independen dan tidak terpengaruh apapun pendapat/ penilaian manajer senior.
Perancang sistem justru harus melayani sistem.

6. Fungsi Controller
Controller adalah orang yang bertanggung jawab merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen, yakni Chief Financial Officer (CFO).
Fungsi controller :
A. Merancang dan mengoperasikan informasi sistem pengendalian.
B. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan untuk pemegang dan eksternal yang membutuhkan.
C. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan untuk manajer, menganalisis program dan proposal anggaran, serta mengkonsolidasikan dalam anggaran tahun berjalan,
D. Melakukan supervisi audit internal, mencatat prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi dan pengamanan yang memadai, serta menjalankan audit operasional.
E. Mengembangkan personel dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen terkait pengendalian.

7. Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian = fungsi staf.
Controller tidak membuat atau mendorong manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO (pemimpin utama), lalu terus menerus turun ke bawah melalui jalur organisasi (hierarki).  Controller bisa merancang dan mengatur keputusan, namun dalam perusahaan yang memafaatkan info tersebut adalah manajemen. Controller juga berperan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran. Hal ini membuat controller bertindak seperti manajer, bedanya keputusan controller dapat dibatalkan oleh jajaran manajer yang lebih tinggi dalam kebijakan tersebut.

8. Controller Unit Bisnis
Controller pada unit bisnis harus berbagi tanggung jawab, yakni :
A. Tanggung jawab langsung terkait pengendalian di unit bisnis kepada manajer umum di unit tersebut.
B. Tanggung jawab fungsional sebagai controller unit bisnis terhadap CFO korporat (controller pusat).
Jika seorang controller unit bisnis lebih bertanggung jawab (loyal dan setia) terhadap manajer utama unit bisnis, ada kemungkinan dia tidak bisa memberi laporan hasil kontol yang objektif tentang anggaran dan kinerja unit bisnis kepada CFO.
Jika controller unit bisnis lebih bertanggung jawab terhadap controller korporat (CFO pusat), dia akan dianggap "mata - mata" oleh manajer utama, bukan anggota tim.
Solusinya : Prioritas Kesetiaan
Controller harus bertanggung jawab penuh terhadap unitnya (setia pada manajer utama unit bisns), kecuali dalam kasus tertentu. Kesetiaan controller kepada manajer utama harus berakhir dan lebih setia terhadap perusahaan ketika ada penyelewengan dalam unit.

Informasi Penting Tambahan :
- Organisasi informal berdiri berdampingan dengan organisasi formal sehingga kedua perlu dipertimbangkan dalam merancang sistem.
- Para controller bertanggung jawab merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian, namun sebagai pejabat staf, dia tidak membuat keputusa dalam bidang manajemen.

*****

Semoga bermanfaat!

Regards,

Ismi Alawiyah